Politique de Confidentialité

1. Préambule

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont UTOPYA collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel des personnes physiques entrant en relation avec la société dans le cadre de son activité de vente de pièces détachées et d'accessoires pour téléphonie mobile à destination des professionnels.

Le site UTOPYA.FR étant exclusivement réservé aux professionnels, la majeure partie des informations collectées concernent la structure juridique souhaitant passer commande (raison sociale, SIRET, adresse de l'entreprise…) et ne constituent pas, à ce titre, des données à caractère personnel au sens du Règlement général sur la protection des données. Certaines informations relatives aux personnes physiques agissant pour le compte de ces structures (nom, prénom, adresse email professionnelle, numéro de téléphone professionnel) sont néanmoins traitées et font l'objet de la présente politique.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données à caractère personnel collectées via le site UTOPYA.FR est :

UTOPYA SAS au capital de 100 000 € Siège social : 54/56 avenue Hoche, 75008 Paris RCS Paris 791 460 660 Représentée par son président, M. Aldric Meneghel

3. Référent en matière de protection des données

Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles ou à l'exercice de vos droits, vous pouvez contacter :

Dyaa Amer UTOPYA — 54/56 avenue Hoche, 75008 Paris Email : [email protected]

4. Données collectées

Dans le cadre de votre relation commerciale avec UTOPYA, nous sommes amenés à collecter les catégories de données suivantes :

  • Données d'identification du contact professionnel : nom, prénom, fonction
  • Données de contact professionnel : adresse email, numéro de téléphone, adresse postale
  • Données relatives à votre entreprise : raison sociale, forme juridique, numéro SIREN/SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, adresse du siège social, code NAF/APE
  • Données de commande et de facturation : historique des commandes, factures, modes et coordonnées de paiement (les données bancaires complètes ne transitent pas par nos serveurs et sont traitées directement par nos prestataires de paiement)
  • Données de connexion : identifiant et mot de passe chiffré, adresse IP, dates et heures de connexion
  • Données issues de vos échanges avec nos équipes : contenu des tickets de support, échanges email, demandes de devis

Ces données sont collectées directement auprès de vous, à l'exception des données relatives au statut juridique de votre entreprise (existence, radiation, modifications) que nous vérifions périodiquement auprès de la base Sirene de l'INSEE.

5. Finalités et bases légales

Vos données sont traitées pour les finalités suivantes :

Finalité

Base légale

Vérification de votre statut professionnel et de l'existence juridique de votre entreprise

Intérêt légitime

Création et gestion de votre compte client

Exécution du contrat

Traitement de vos commandes, facturation, livraison

Exécution du contrat

Gestion du service après-vente et des garanties

Exécution du contrat

Tenue de la comptabilité et conservation des factures

Obligation légale (Code de commerce, Code général des impôts)

Envoi de communications commerciales à nos clients

Intérêt légitime

Envoi de newsletters et communications commerciales à des prospects

Consentement

Mesure d'audience et amélioration du site

Consentement

Prévention de la fraude et sécurité du site

Intérêt légitime

Gestion d'éventuels contentieux

Intérêt légitime

6. Destinataires des données

Vos données sont accessibles aux personnes habilitées au sein des services internes de UTOPYA (service client, service commercial, comptabilité, direction, équipe technique).

Elles peuvent également être communiquées à des sous-traitants agissant pour le compte de UTOPYA, dans le cadre strict des finalités décrites ci-dessus :

  • Hébergeur du site et prestataires informatiques
  • Solution emailing : Brevo
  • Prestataires de paiement : Stripe et PayPal
  • Outils Google : Google Workspace, Google Analytics
  • Solution de gestion du consentement aux cookies : Axeptio
  • Cabinet comptable et commissaires aux comptes
  • Transporteurs (pour la livraison de vos commandes)

Chacun de ces sous-traitants est contractuellement tenu de respecter les obligations applicables en matière de protection des données et de ne traiter les données que sur instruction de UTOPYA.

7. Transferts de données hors Union européenne

Certains de nos sous-traitants étant établis hors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis, vos données peuvent faire l'objet d'un transfert en dehors de l'Espace économique européen. Ces transferts sont encadrés par les garanties appropriées prévues aux articles 45 et 46 du RGPD :

  • Google LLC (Google Workspace, Google Analytics) : Data Privacy Framework et clauses contractuelles types de la Commission européenne
  • Stripe et PayPal : clauses contractuelles types et certification PCI-DSS

Nos prestataires Brevo et Axeptio sont quant à eux établis en Union européenne et hébergent vos données sur des serveurs situés dans l'Espace économique européen.

Vous pouvez obtenir copie des garanties mises en œuvre en contactant notre référent à l'adresse indiquée en section 3.

8. Durées de conservation

UTOPYA applique une politique de conservation conforme aux recommandations de la CNIL et aux obligations légales en vigueur.

8.1 Compte client en base active

Votre compte client est maintenu en base active tant que vous passez au moins une commande dans une période glissante de 24 mois. Seule la date de votre dernière commande payée est prise en compte pour évaluer l'activité de votre compte ; la consultation du site ou la connexion à votre espace client ne constituent pas, en elles-mêmes, une activité commerciale au sens du présent paragraphe.

8.2 Compte client inactif

Passé 22 mois sans commande, vous recevez une première notification par email vous informant de la fermeture prochaine de votre compte. Un rappel vous est adressé à 23 mois. Sans nouvelle commande dans les deux mois suivant la première notification, votre compte est définitivement fermé à 24 mois.

Cette fermeture est différée si une opération est en cours sur votre compte : commande en attente de traitement, ticket de support actif, devis en cours de validité, litige ou impayé en cours de traitement.

8.3 Factures et documents comptables

Les factures et documents comptables sont conservés pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable, conformément à l'article L123-22 du Code de commerce. Cette obligation légale s'impose même après la fermeture de votre compte client. Pendant toute cette période, vos factures historiques restent accessibles sur simple demande adressée à notre référent.

8.4 Autres durées

  • Données contractuelles et de commande : 5 ans à compter de la fin d'exécution du contrat, conformément à l'article L110-4 du Code de commerce
  • Données de prospection commerciale : 3 ans à compter du dernier contact émanant de votre part (commande, demande d'information, réponse à une sollicitation — la simple ouverture d'un email ne constitue pas un contact)
  • Données de connexion et journaux techniques : 12 mois
  • Cookies de mesure d'audience : 13 mois maximum
  • Données relatives à un contentieux : durée de la procédure, augmentée de 5 ans après son issue

À l'issue des durées indiquées, les données sont supprimées de manière définitive ou anonymisées de manière irréversible.

9. Vérification du statut juridique de votre entreprise

UTOPYA procède à une vérification automatisée hebdomadaire du statut de votre entreprise via la base Sirene de l'INSEE. Cette vérification permet de détecter d'éventuelles radiations, modifications ou cessations d'activité.

En cas de radiation détectée et après vérification manuelle par un membre de notre équipe, vous êtes notifié à l'adresse email associée à votre compte. Sans réponse de votre part dans un délai de 30 jours, ou en cas de confirmation de cessation d'activité, votre compte est définitivement fermé.

Conformément à nos conditions générales de vente, vous êtes tenu de signaler à UTOPYA, dans un délai de 48 heures, tout changement affectant l'immatriculation ou la situation juridique de votre entreprise (changement de SIREN, de raison sociale, de forme juridique, de siège social, du représentant légal, ou cessation d'activité).

10. Décisions automatisées

Aucune décision produisant un effet juridique vous concernant ou vous affectant de manière significative n'est prise de manière entièrement automatisée. Les opérations de fermeture de compte, qu'elles soient liées à une inactivité prolongée ou à une radiation au RCS, font systématiquement l'objet d'une validation préalable par un opérateur habilité de UTOPYA, conformément à l'article 22 du RGPD.

11. Caractère définitif de la fermeture de compte

Pour des raisons de conformité et de sécurité, la fermeture d'un compte client est définitive et irréversible. Si vous reprenez ultérieurement une activité commerciale avec UTOPYA, un nouveau compte client devra être créé. Vos factures historiques restent toutefois conservées pour la durée légale de 10 ans et peuvent vous être transmises sur simple demande adressée à notre référent.

12. Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD et aux dispositions de la loi Informatique et Libertés, vous disposez à tout moment des droits suivants :

  • Droit d'accès : obtenir la communication des données vous concernant
  • Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes
  • Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation qui s'imposent à UTOPYA
  • Droit à la limitation du traitement
  • Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine
  • Droit d'opposition, notamment au traitement à des fins de prospection commerciale (un lien de désinscription figure dans chacun de nos envois)
  • Droit de retirer votre consentement à tout moment pour les traitements qui en dépendent
  • Droit de définir des directives post-mortem relatives à la conservation, l'effacement et la communication de vos données après votre décès

Pour exercer ces droits, contactez notre référent à l'adresse [email protected].

Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois supplémentaires en cas de demande complexe ou de pluralité de demandes. Pour toute demande, une pièce justificative d'identité pourra vous être demandée afin d'authentifier la personne à l'origine de la requête.

Vous disposez par ailleurs du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) :

CNIL — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr

13. Cookies

Le site UTOPYA.FR utilise deux catégories de cookies :

  • Cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site (gestion de la session, du panier, de la sécurité, des préférences linguistiques). Ces cookies sont exemptés de consentement et ne peuvent pas être désactivés sans empêcher le fonctionnement normal du site.
  • Cookies de mesure d'audience et de performance (notamment Google Analytics). Ces cookies sont déposés uniquement après recueil de votre consentement préalable.

La gestion de votre consentement est assurée par notre prestataire Axeptio. Lors de votre première visite, un bandeau vous permet d'accepter ou de refuser chaque catégorie de cookies non essentiels. Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences via le bouton « Gérer mes cookies » accessible en pied de page.

La durée de vie de ces cookies n'excède pas 13 mois.

14. Sécurité des données

UTOPYA met en œuvre l'ensemble des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles, notamment pour empêcher qu'elles ne soient endommagées, perdues, détournées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

En cas d'incident de sécurité affectant vos données personnelles, UTOPYA s'engage à respecter ses obligations de notification, notamment auprès de la CNIL dans le délai de 72 heures prévu par l'article 33 du RGPD, et auprès des personnes concernées lorsque la situation l'exige.

15. Modifications de la politique

La présente politique peut être modifiée à tout moment pour tenir compte d'évolutions législatives, réglementaires ou des pratiques de UTOPYA. La date de dernière mise à jour figure en tête du présent document.

Toute modification substantielle vous sera notifiée par email ou via un avis affiché sur le site.